Hvad kan du indberette?

Ordningen er til alvorlige forhold og til overtrædelser af EU-retten. Du skal ikke være sikker, og du skal ikke kunne bevise noget. Det er nok, at du har rimelig grund til at tro, at oplysningerne er rigtige.

• Hvidvask, terrorfinansiering eller andre brud på hvidvaskloven
• Økonomisk kriminalitet — svig, underslæb, bedrageri eller mandatsvig
• Brud på regnskabs-, bogførings- eller skattelovgivningen, herunder i kundernes regnskaber
• Bestikkelse, returkommission eller skjulte interessekonflikter
• Brud på databeskyttelsesreglerne — misbrug, læk eller uberettiget adgang til persondata
• Chikane, sexchikane eller anden grov krænkelse af en person
• Alvorlige forhold om arbejdsmiljø, sikkerhed, miljø eller produktsikkerhed
• Alvorlige brud på Balentos interne regler og retningslinjer

Er du i tvivl, om noget hører til her: indberet det alligevel. Det er whistleblowerenhedens opgave at vurdere det — ikke din.

Hvad hører ikke til her?

Almindelige personalesager og uenigheder falder uden for ordningen og løses bedre ad normal vej — tal med din nærmeste leder:

• Utilfredshed med løn, arbejdstid, ferie eller vagtplan
• Samarbejdsproblemer, dårlig stemning eller uenighed med en kollega
• Kritik af en ledelsesbeslutning, du er uenig i
• Sager, der allerede er anmeldt til politiet og under efterforskning

Hvem kan bruge ordningen?

Alle, der har fået kendskab til forholdet gennem deres arbejde med eller for Balento. Siden er bevidst åben uden login, netop så alle på listen kan bruge den:

• Medarbejdere — fastansatte, deltidsansatte, timelønnede og prøveansatte
• Ledelse og bestyrelse
• Elever, praktikanter og studerende
• Vikarer, freelancere og konsulenter
• Tidligere medarbejdere — om forhold fra dengang de var ansat
• Ansøgere, der har fået kendskab til forholdet under en ansættelsesproces
• Leverandører og samarbejdspartnere og deres medarbejdere

Sådan behandles din indberetning

• 1 Du sender indberetningen Den krypteres i samme øjeblik, du trykker send. Derefter kan den kun læses af whistleblowerenheden — eller af dig med din egen sagskode. Du får et sagsnummer og en sagskode på skærmen. Skriv dem ned: de vises kun én gang og kan ikke genskabes.
• 2 Modtagelsen bekræftes Inden for 7 dage Bekræftelsen står på din egen sagsside. Du åbner den med sagsnummer og sagskode — uden at oplyse, hvem du er.
• 3 I kan skrive sammen undervejs Enheden kan stille opklarende spørgsmål, og du kan svare. Hele samtalen kører gennem sagskoden, så du forbliver anonym hele vejen.
• 4 Sagen undersøges og der handles Det kan være en intern opstramning, en personalemæssig konsekvens, inddragelse af advokat eller anmeldelse til en myndighed. Falder sagen uden for ordningen, får du besked om, hvor den hører hjemme.
• 5 Du får feedback Senest 3 måneder Senest tre måneder efter bekræftelsen står der på din sagsside, hvad indberetningen har ført til. Kræver undersøgelsen længere tid, får du besked om det og om, hvornår du kan forvente svar.

Du er beskyttet mod repressalier

Indberetter du i god tro, må Balento ikke straffe dig for det — heller ikke selvom det senere viser sig, at der ikke var noget om sagen. Beskyttelsen gælder også, hvis du hjælper en anden med at indberette, eller hvis du er vidne i sagen.

Som repressalier tæller blandt andet: afskedigelse, degradering, ændrede arbejdsopgaver, udelukkelse fra møder eller oplæring, dårligere vagter, tilbageholdt løn eller bonus, negativ anbefaling, udelukkelse fra det sociale fællesskab og chikane.

Hvem læser din indberetning?

Almindelige sager behandles af Kristoffer Grønning og Trine Møller. Sager, der angår dem selv, går i stedet udelukkende til Daniel Krahn Thomsen, der står uden for Balentos daglige ledelse. Ingen andre — heller ikke øvrige ledelse eller it-ansvarlige — kan låse en indberetning op.

Det er ikke bare en regel, det er sådan systemet er bygget: hver sag krypteres med sin egen nøgle, som kun findes forseglet til enhedens nøgler og pakket ind under din egen sagskode. Et databasedump eller en backup indeholder kun krypteret indhold. Din identitet — og oplysninger, der kan udpege dig — videregives ikke til andre uden dit udtrykkelige samtykke.

Undtagelsen er, hvis videregivelse er nødvendig efter lovgivningen, fx til politiet eller en tilsynsmyndighed. Sker det, får du besked på forhånd og en begrundelse — medmindre beskeden ville skade undersøgelsen.

Anonymitet — hvad vi kan og ikke kan garantere

Du bestemmer selv, om du vil være anonym. Vælger du det, får enheden aldrig dit navn at vide. Konkret: siden kræver ikke login, sætter ingen cookie, indlæser hverken statistik, cookiebanner eller andre tredjepartsscripts, og der gemmes hverken IP-adresse, browseroplysninger eller klokkeslæt — kun datoen for sagen.

Der er tre ting, som ingen formular kan løse for dig. Dem skal du selv tage stilling til:

• Webserverens driftslog. Som på enhver hjemmeside registrerer webserveren, at en IP-adresse har besøgt en side. Loggen indeholder ikke, hvad du har skrevet, og sagen gemmes kun med dato, ikke klokkeslæt, så de to ting ikke kan kædes sammen. Vil du helt uden om det, så brug en anden internetforbindelse end arbejdets — eller Datatilsynets eksterne ordning.
• Detaljer kan afsløre dig. Beskriver du noget, som kun du kan have set, kan det pege på dig, selvom du ikke har skrevet dit navn.
• Vedhæft aldrig filer. Dokumenter, billeder og PDF’er indeholder skjulte oplysninger om forfatter, computer og tidspunkt. Derfor kan der ikke uploades filer her — beskriv i stedet, hvad der findes og hvor.

Sådan behandles dine personoplysninger

Dataansvarlig: Balento ApS, CVR 46719638, Aalborg.

Hvad vi behandler: de oplysninger, du selv skriver, og de oplysninger, der indhentes under undersøgelsen. Der indsamles ikke IP-adresse, browseroplysninger eller klokkeslæt. Formålet er alene at modtage, undersøge og følge op på indberetningen.

Sikkerhed: oplysningerne er krypteret under transmission (TLS) og i hvile med ende-til-ende-kryptering, hvor nøglen kun findes hos modtageren og hos dig.

Opbevaring og sletning: indberetninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt. Fører en indberetning ikke til videre skridt, slettes den hurtigst muligt og senest to måneder efter, at sagen er afsluttet. Fører den til en sag, opbevares materialet, så længe sagen løber, og så længe lovgivningen kræver det.

Hvis indberetningen handler om dig: som udgangspunkt får du besked om, at der er indberettet om dig, hvilke oplysninger det drejer sig om, og du har ret til at udtale dig. Underretningen kan udsættes, hvis den ville skade undersøgelsen. Du får ikke oplyst, hvem der har indberettet — whistleblowerens identitet er beskyttet og undtaget fra din indsigtsret.

Dine rettigheder: du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning — med de begrænsninger, der følger af whistleblowerloven. Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.