Privatlivspolitik

1 Hvem er dataansvarlig?

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

Balento er ikke forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver (DPO) efter databeskyttelsesforordningens artikel 37, og vi har ikke udpeget en. Henvendelser om persondata behandles af den person, der er nævnt ovenfor.

2 Hvornår er vi dataansvarlige, og hvornår er vi databehandler?

Balento er registreret under branchekode 692000 – Bogføring og revision; skatterådgivning. Det betyder, at vi arbejder i to forskellige roller, og at det er vigtigt at holde dem adskilt:

• Vi er dataansvarlige, når vi selv bestemmer formålet med behandlingen. Det gælder fx oplysninger om besøgende på balento.dk, om potentielle kunder vi kontakter, om kontaktpersoner hos vores kunder og leverandører, om ansøgere, og om de kundekendskabsoplysninger vi er forpligtet til at indhente efter hvidvaskloven. Denne politik handler om den rolle.
• Vi er databehandlere, når vi bogfører, afstemmer, kører løn eller udarbejder regnskab for en kunde. Her er det kunden, der er dataansvarlig for oplysningerne om fx kundens egne medarbejdere, kunder og leverandører, og vi behandler dem alene efter kundens instruks. Vi indgår altid en databehandleraftale med kunden, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 28. Er du medarbejder, kunde eller leverandør hos en af vores kunder, skal du rette henvendelse til den virksomhed – vi må ikke behandle din anmodning uden virksomhedens instruks, men vi hjælper altid virksomheden med at besvare den.

3 Hvilke oplysninger behandler vi – og hvorfor?

3.1 Besøgende på balento.dk

Når du udfylder en formular på balento.dk – fx kontaktformularen eller “Få beregnet din pris” – behandler vi de oplysninger, du selv indtaster: typisk navn, virksomhedens navn og CVR-nr., e-mail, telefonnummer og de oplysninger om virksomhedens bogføring, du giver os. Vi bruger dem til at kontakte dig og udarbejde et tilbud.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (foranstaltninger truffet på din anmodning forud for indgåelse af en aftale) og litra f (vores legitime interesse i at besvare henvendelser).

Vi bruger derudover cookies og lignende teknologier, herunder statistik via Google Analytics. Læs mere i vores cookiepolitik.

3.2 Potentielle kunder, vi kontakter (opsøgende salg)

Vi kontakter danske virksomheder telefonisk og pr. e-mail med tilbud om bogføring. I den forbindelse behandler vi almindelige erhvervsoplysninger om virksomhedens kontaktperson: navn, stilling, virksomhedens telefonnummer og e-mailadresse, virksomhedens navn, CVR-nr., adresse, branche og offentligt tilgængelige regnskabsnøgletal, samt vores egne noter om samtalen og eventuelle aftalte møder.

Hvor oplysningerne kommer fra: Fra Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) og andre offentligt tilgængelige kilder, fra vores leverandør af emnelister, Lasso (LasooX A/S), fra virksomhedens egen hjemmeside, og fra dig selv, når vi taler sammen.

Retsgrundlag: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at markedsføre vores ydelser over for erhvervsdrivende. Vi har vurderet, at behandlingen ikke går forud for dine interesser, fordi der alene er tale om oplysninger knyttet til din arbejdsfunktion, og fordi du til enhver tid kan bede os om at stoppe.

Du kan altid sige fra: Skriv til kontakt@balento.dk eller sig det til den, du taler med i telefonen, så registrerer vi dig som frabedt og kontakter dig ikke igen.

3.3 Kunder og kontaktpersoner hos kunder

Når du bliver kunde, behandler vi navn, stilling, e-mail, telefonnummer, aftale- og abonnementsoplysninger, korrespondance, betalingsoplysninger (herunder oplysninger til Betalingsservice/Leverandørservice) og de adgange og fuldmagter, vi har til virksomhedens systemer.

Retsgrundlag: Artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftalen), litra c (bl.a. bogføringsloven) og litra f (vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet og dokumentere vores arbejde).

3.4 Kundekendskab efter hvidvaskloven

Balento er omfattet af hvidvaskloven som ekstern bogholder. Vi er derfor ved lov forpligtet til at kende vores kunder, og vi kan ikke indgå eller fortsætte et kundeforhold uden. Vi indhenter og opbevarer bl.a.:

• Navn, adresse og CPR-nummer på ejere, reelle ejere og tegningsberettigede
• Kopi af pas, kørekort eller anden legitimation samt kontroloplysninger
• Oplysninger om ejer- og kontrolstruktur og om forretningsforholdets formål og omfang
• Oplysninger om, hvorvidt du er politisk eksponeret person (PEP) eller nærtstående til en sådan
• Vores registreringer og undersøgelser af transaktioner, der giver anledning til opmærksomhed

Retsgrundlag: Artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse efter hvidvaskloven). CPR-nummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, fordi behandlingen er påkrævet ved lov. Oplysninger om strafbare forhold kan forekomme i forbindelse med undersøgelser og underretninger og behandles efter databeskyttelseslovens § 8.

Vigtigt: Vi har efter hvidvaskloven tavshedspligt om, hvorvidt vi har undersøgt eller underrettet Hvidvasksekretariatet om et forhold. Din ret til indsigt og sletning er derfor begrænset for de oplysninger, der er indsamlet og opbevares efter hvidvaskloven.

3.5 Lønadministration

Udfører vi lønadministration for en kunde, behandler vi oplysninger om kundens medarbejdere – herunder navn, adresse, CPR-nummer, kontonummer, løn- og ansættelsesoplysninger samt fravær. Her er vi databehandler, og kunden er dataansvarlig. Behandlingen sker efter kundens instruks og den indgåede databehandleraftale.

3.6 Ansøgere

Søger du job hos Balento, behandler vi ansøgning, CV, eventuelle referencer og vores noter fra samtaler. Retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b og litra f. Får du afslag, sletter vi materialet senest 6 måneder efter, at stillingen er besat, medmindre du har givet samtykke til, at vi gemmer det længere.

3.7 Whistleblowerordningen

Balento har en whistleblowerordning. Behandlingen af oplysninger i den ordning er beskrevet særskilt på /whistleblower/. Ordningen er indrettet, så indberetninger kan ske anonymt, og oplysningerne holdes adskilt fra vores øvrige systemer.

3.8 Leverandører og samarbejdspartnere

Vi behandler almindelige kontaktoplysninger på medarbejdere hos vores leverandører og samarbejdspartnere med henblik på at administrere samarbejdet. Retsgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b og litra f.

4 Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Vi gemmer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det.

5 Hvem deler vi oplysninger med?

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre med henblik på markedsføring, og vi sælger dem aldrig. Vi deler dem i disse tilfælde:

• Vores databehandlere, som behandler oplysninger på vores vegne efter en databehandleraftale. Det er bl.a. leverandører af e-mail og kontorsystemer (Microsoft), hosting af balento.dk (Simply.com), CRM og telefonisystem (Ampleo CRM og Enreach), lønsystem (Danløn), bogføringssystemer (bl.a. e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta og Microsoft Dynamics 365 Business Central), KYC- og complianceplatform samt statistik på hjemmesiden (Google).
• Offentlige myndigheder, når vi er forpligtet til det – herunder Skatteforvaltningen, Erhvervsstyrelsen og Hvidvasksekretariatet.
• Vores rådgivere, fx advokat og revisor, når det er nødvendigt.

Overførsel til lande uden for EU/EØS: Nogle af vores leverandører – herunder Microsoft og Google – kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, primært i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (EU-US Data Privacy Framework) eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med supplerende foranstaltninger. Du kan få en kopi af overførselsgrundlaget ved at skrive til kg@balento.dk.

6 Sikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod at blive slettet, offentliggjort, misbrugt eller på anden måde behandlet i strid med lovgivningen. Det omfatter bl.a. adgangsstyring efter arbejdsbetinget behov, tofaktorgodkendelse på vores systemer, kryptering af data under transport og i hvile, logning, interne retningslinjer for behandling af personoplysninger, og at alle medarbejdere er pålagt tavshedspligt. Sker der et brud på persondatasikkerheden, anmelder vi det til Datatilsynet inden for 72 timer, hvis det er sandsynligt, at bruddet indebærer en risiko for de berørte.

7 Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder. Du kan gøre dem gældende ved at skrive til kg@balento.dk. Vi svarer som udgangspunkt inden for en måned.

• Indsigt: Du kan få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og få en kopi.
• Berigtigelse: Du kan få urigtige oplysninger rettet.
• Sletning: Du kan i visse tilfælde få slettet oplysninger, før vores almindelige sletning finder sted.
• Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen, så vi kun opbevarer oplysningerne.
• Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesser – herunder mod at modtage markedsføring.
• Dataportabilitet: Du kan i visse tilfælde få de oplysninger, du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Tilbagekaldelse af samtykke: Har du givet samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelsen.

Rettighederne kan være begrænset – især for de oplysninger, vi er forpligtet til at opbevare efter hvidvaskloven og bogføringsloven. Vi oplyser dig altid om årsagen, hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning fuldt ud.

8 Klage

Er du utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, hører vi gerne fra dig først – skriv til kg@balento.dk. Du kan også klage til:

9 Ændringer i denne politik

Vi opdaterer politikken, når vores behandling af personoplysninger ændrer sig, eller når lovgivningen kræver det. Den gældende version ligger altid på denne side med dato for seneste opdatering.

Version 1.0 · 18. september 2026